Privacybeleid

Gebruik van persoonsgegevens

In sommige (vooraf bepaalde) gevallen kunnen wij gebruikmaken van uw persoonsgegevens. Wij doen dat in de volgende gevallen:

• In het kader van afspraken over, offreren van en adviseren over verhuur en faciliteiten;
• In het kader van de verhuur van ruimte(s) en faciliteiten (inclusief het online reserveringssysteem);
• In het kader van financieel, administratief en/of technisch beheer van de verhuurde ruimte(s);
• In het kader van marketingactiviteiten;
• Ten behoeve van het voeren van een financiële en fiscale administratie.

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als dat juridisch gezien ook is toegestaan. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is daarbij leidend. De hiervoor genoemde gegevensverwerking is gebaseerd op één of meer van de volgende gronden:

• U heeft toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden (Artikel 6 lid 1 sub a AVG);
• De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te treffen (Artikel 6 lid 1 sub b AVG);
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust (Artikel 6 lid 1 sub c AVG);
• De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van u die nopen tot bescherming van de persoonsgegevens zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is (Artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Indien sprake is van de laatstgenoemde grond, betreft ons gerechtvaardigde belang het correct uitvoeren van een met onze opdrachtgever gesloten overeenkomst tot verhuur of aanhuur van ruimte(s) en het dat kunnen aantonen. In dat kader dienen wij de identiteit, achtergrond en financiële gegoedheid van huurder en/of verhuurder te kunnen vaststellen en te kunnen aantonen dat wij dit hebben gedaan. In alle gevallen gaan wij zorgvuldig met uw gegevens om.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Er zijn verschillende manieren waarop wij aan uw persoonsgegevens komen. In de regel komen wij alleen aan deze gegevens indien u ze zelf aan ons heeft verstrekt — direct, of via het online reserveringssysteem (reserveren.morrapark.nl). Maar soms komt het voor dat een partij voor wie wij werkzaamheden verrichten ons deze gegevens verstrekt. Bijvoorbeeld als u huurder bent en uw installateur van apparatuur verzoekt ons bepaalde gegevens in de telefooncentrale op te nemen.

Daarnaast slaat onze website beperkt gegevens op in uw browser en maakt het reserveringssysteem gebruik van cookies. Wat dat precies is, leest u hieronder.

Cookies en diensten van derden

Wij vragen uw toestemming voordat er iets wordt geplaatst of geladen dat niet strikt nodig is om de website te laten werken. U ziet die vraag bij uw eerste bezoek. Kiest u “Alleen noodzakelijk”, dan wordt er niets van derden geladen en geen enkele statistiek bijgehouden. Uw keuze wordt met datum en tijd in uw eigen browser bewaard; u kunt hem op elk moment wijzigen of intrekken via Cookievoorkeuren onderaan iedere pagina.

Noodzakelijk (altijd actief)

Zonder deze werkt de site niet, en daarvoor is geen toestemming vereist. Het gaat om gegevens die uw eigen browser lokaal bewaart (localStorage) en die niet naar ons worden verstuurd: uw keuze voor de dag- of nachtweergave, en de cookievoorkeur hierboven zelf. Reserveert u een ruimte, dan gebruikt het reserveringssysteem op reserveren.morrapark.nl cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden en het planbord te laten werken.

Statistieken (alleen met uw toestemming)

Om te zien welke pagina’s worden bezocht en waar bezoekers vastlopen, zodat wij de website kunnen verbeteren. Deze gegevens gebruiken wij niet voor advertenties en wij herleiden ze niet tot u als persoon.

Op dit moment gebruiken wij nog geen statistiekpakket. Zodra dat wel zo is, vermelden wij hier om welke dienst het gaat en welke gegevens daarbij worden verwerkt.

Marketing (alleen met uw toestemming)

Doen wij betaalde campagnes, dan kan onder deze categorie gemeten worden welke campagne tot een bezoek of een aanvraag leidde. Deze partijen kunnen u over meerdere websites herkennen. Op dit moment voeren wij geen betaalde campagnes en staat er niets onder deze categorie; zodra dat verandert, vermelden wij hier om welke dienst het gaat.

Externe media (alleen met uw toestemming)

Kaart op de contactpagina (Google Maps). Op onze contactpagina kunnen wij een kaart van Google tonen zodat u ziet waar Morrapark ligt. Die kaart wordt pas geladen nadat u daar toestemming voor geeft — via de cookievoorkeuren, of met de knop op de kaart zelf. Google ontvangt daarbij uw IP-adres en kan cookies of vergelijkbare technieken op uw apparaat plaatsen; daarop is het privacybeleid van Google van toepassing. Geeft u geen toestemming, dan blijft de kaart uit en vindt u ons adres en een routelink gewoon in tekst op dezelfde pagina.

Wij houden deze categorie los van marketing, omdat het om iets anders gaat: een kaart is content die u opvraagt, geen advertentiemeting. Wie alleen de route wil zien, hoeft daarmee niet ook ja te zeggen tegen campagnemeting.

Wat wij niet doen

Wij verkopen geen gegevens en plaatsen geen advertentiecookies zonder uw toestemming. Ons lettertype (Poppins) hosten wij zelf, zodat er bij het laden van een pagina geen gegevens naar een extern lettertype-netwerk gaan. Onze knoppen naar WhatsApp, LinkedIn, Instagram en Facebook zijn gewone links: er wordt niets van die partijen op onze pagina geladen. Pas als u erop klikt, verlaat u onze site en gelden de voorwaarden van die partij.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van de door ons gebruikte diensten wordt geleverd door partijen buiten de EER, of door Europese dochters van Amerikaanse bedrijven — bijvoorbeeld Microsoft (Office 365) voor onze opslag en e-mail, en Google als u de kaart op de contactpagina laadt. Voor die doorgifte baseren wij ons op de standaardbepalingen van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Indien het gaat om de uitvoering van een overeenkomst bewaren wij uw gegevens tot 5 jaar na afloop van deze overeenkomst (verjaringstermijn). Een eventueel kopie paspoort en/of identiteitsbewijs, inkomensgegevens en loonstrookjes voor maximaal 3 maanden en bijbehorende arbeidsovereenkomst, verhuurdersverklaring, werkgeversverklaring en accountantsverklaring worden vernietigd direct na totstandkoming van een huurovereenkomst. Gegevens die wij gebruiken ten behoeve van marketing verwijderen wij in beginsel niet. Voor zover het betreft gegevens die wij dienen te bewaren op grond van de fiscale boekhoud- en administratieplicht hanteren wij de in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) genoemde bewaartermijn van 7 jaar.

Welke persoonsgegevens kunnen wij van u verwerken?

Er zijn verschillende persoonsgegevens die wij kunnen verwerken. Het gaat dan om voor- en achternaam, geslacht, straat- en huisnummer, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, bankrekeningnummer, telefoonnummer, e-mailadres, kopie paspoort en/of identiteitsbewijs, inkomensgegevens en loonstrookjes voor maximaal 3 maanden en bijbehorende betalingsbewijzen, arbeidsovereenkomst, verhuurdersverklaring, werkgeversverklaring, accountantsverklaring, uw accountgegevens die u gebruikt op onze website en in het reserveringssysteem, gegevens over het openen van deuren met het sluitsysteem, en gegevens betreffende websitebezoek (IP-adres en locatiegegevens). Maakt u gebruik van Post Office, dan komen daar de gegevens bij die in de betreffende paragraaf hieronder staan.

Beveiliging (reserveringssysteem)

Voor het online reserveringssysteem geldt aanvullend: verbindingen zijn versleuteld, wachtwoorden worden gehasht opgeslagen. Het systeem ondergaat jaarlijkse kwetsbaarheidstests volgens de OWASP-richtlijnen (top 10), met actuele antivirus- en beveiligingspatches.

Toegang tot het gebouw

De deuren van de gehuurde ruimtes werken met een elektronisch sluitsysteem (SALTO KS). Dat systeem legt vast welke sleutel of code wanneer welke deur heeft geopend. Wij gebruiken die gegevens om de toegang te laten werken, om te kunnen vaststellen dat een ruimte is gebruikt zoals gereserveerd, en om bij schade of een incident te kunnen nagaan wat er is gebeurd.

Hoe herkenbaar u daarin staat, hangt af van hoe u bij ons huurt:

• Reserveert u losse ruimtes via het reserveringssysteem, dan verschijnt u in het sluitsysteem uitsluitend als een reserveringskenmerk, zonder uw naam.
• Maakt u daarbij een account aan en gebruikt u de app om deuren te openen, dan staat uw voor- en achternaam bij dat kenmerk.
• Huurt u een ruimte vast, dan heeft u een eigen account in het sluitsysteem. Daarin staat uw naam altijd bij de geregistreerde deurbewegingen.

Deze toegangsgegevens bewaren wij maximaal drie maanden; daarna vervallen ze automatisch. Op verzoek laten wij u zien welke gegevens over u zijn vastgelegd.

Voor vaste huurders geldt daarnaast dat het account zelf blijft bestaan zolang de huurovereenkomst loopt; na afloop verwijderen wij het.

Marketing en contact

Bent u klant bij ons, dan mogen wij u per e-mail informeren over vergelijkbare diensten van Morrapark. In elk bericht staat hoe u zich daarvoor afmeldt; doet u dat, dan sturen wij u geen aanbiedingen meer. Uw postadres gebruiken wij alleen om u informatie te sturen waar u zelf om heeft gevraagd. Uw telefoonnummer gebruiken wij niet voor commerciële doeleinden.

Morrapark Post Office (vestigingsadres en postservice)

Maakt u gebruik van Morrapark Post Office — ons zakelijke vestigingsadres met postverwerking — dan verwerken wij daarnaast de volgende gegevens.

Wie u bent. Om een vestigingsadres te mogen verstrekken, moeten wij vaststellen met wie wij zaken doen. Daarvoor vragen wij een geldig identiteitsbewijs, uw bedrijfsgegevens en de gegevens van de uiteindelijk belanghebbende(n) van uw onderneming. Op de kopie van uw identiteitsbewijs mag u het burgerservicenummer en de pasfoto afschermen; wij vragen u dat ook te doen. Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst en om te kunnen aantonen dat wij dat zorgvuldig hebben gedaan.

Uw post. Wij nemen post en pakketten voor u in ontvangst en registreren de ontvangst. Wij openen en scannen uw post alleen wanneer u ons daar opdracht toe geeft; zonder die opdracht blijft uw post dicht. Scans versturen wij via de afgesproken weg en bewaren wij niet langer dan voor die dienstverlening nodig is. Eindigt de overeenkomst, dan sturen wij nog aanwezige post naar het door u opgegeven adres of vernietigen wij die, volgens de afspraak die wij daarover met u maken.

Uw vestigingsadres. Gebruikt u ons adres als vestigingsadres van uw onderneming, dan wordt dat adres in combinatie met uw bedrijfsgegevens opgenomen in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en is het daarmee openbaar. Dat is een gevolg van uw inschrijving, niet van een keuze van ons.

Wat wij niet doen. Post Office bestaat uit een adres en postverwerking. Wij verlenen daarbij geen juridische, fiscale of boekhoudkundige diensten en verzorgen geen inschrijving bij de Kamer van Koophandel voor u.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen indien dit daadwerkelijk nodig is. Als verwerker treden formeel voor ons op: onze cloud-leverancier (wij slaan gegevens op in de cloud middels Office365), ons administratie- en boekhoudpakket, aan ons diensten verlenende internethostingbedrijven, internetdesign-bedrijven, overige ICT-dienstverleners en marketingbedrijven, en — specifiek voor reserverings- en toegangsgegevens — AQQO als leverancier van het reserveringssysteem, SALTO als leverancier van het elektronische sluitsysteem en Web3Forms, dat berichten via het contactformulier op deze website naar ons doorstuurt.

Wat zijn uw rechten?

U heeft betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens de volgende rechten:

• U heeft het recht om ons te verzoeken om inzage, rectificatie en/of wissing van uw persoonsgegevens;
• U heeft het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons;
• U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• Indien u ons toestemming heeft gegeven voor verwerking van uw persoonsgegevens heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken (zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan);
• U heeft het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Autoriteit Persoonsgegevens).

Verzoeken kunt u richten aan info@morrapark.nl.

Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Morrapark, gevestigd aan de Morra 2, 9204 KH te Drachten, KvK 93421192.

Gerelateerd

Zie ook de algemene voorwaarden van Morrapark.